header imageheader imageheader image

Rola informacji w organizacji

Coach

Czyli krótki elaborat na temat wagi informacji od konwentowiczów dla organizatorów konwentów. Tekst pisany głównie dla uczestników, gdyż aktualnie w ich rękach leży to, jak będzie wyglądał konwent i co zostanie im zaserwowane.

Co mamy teraz?

Organizatorzy to w zasadzie załatwiacze. Załatwiają budynek, sprzęt, ludzi, panele, atrakcje, a potem na ten cały załatwiony bałagan wsypują się konwentowicze, i zaczyna się tango — co będzie, to będzie. A to jedna sala jest za mała, inna za duża, panele są w głupich godzinach, nakładają się na siebie, jedne sale są przepełnione, inne puste, brakuje sleepów, brakuje papieru... Cuda wianki i gra Convention!...

Dlaczego?

Kunszt organizatora to dobre zgadywanie. Ile osób przyjedzie, ile będzie kasy, ile można wydać, jaki budynek dobrać, by nie było przepełnienia ani pustek, ile sal przeznaczyć na atrakcje, a ile na sleepy, ile kasy wpompować w nagrody, ile w atrakcje... Wszystko to zgadywanie, a nie organizacja. Zgadywanie opiera się na bardzo nikłych podstawach: na obserwacjach, doświadczeniu, zakładaniu... Słowem — ganianie się z czarnym kotem nocą we mgle.

Czego potrzeba?

Rezerwujcie wejściówki! Rejestrujcie, wypełniajcie ankiety (jeśli są), zgłaszajcie orgom czego chcecie, co wam się podoba, a co jest waszym zdaniem bez sensu. Tyle. Niewielki wysiłek, ale jeśli go nie olejecie, to efekty będą spore. Jak komuś się chce dalej czytać, to parę przykładów podam.

Budżet
Konwent to spory wydatek. Nie każdy konwent ma zapas środków z poprzedniej edycji, przeważnie finansuje się go z prywatnej kasy, którą przy odrobinie szczęścia odzyskuje się po konwencie. Rozwiązanie to jest dupiate, bo ogranicza dostępne środki finansowe do wysokości ściepy, do tego bardzo uważa się z wydatkami, żeby w razie czego nie skończyć pod kreską. Zastrzyk gotówki pojawia się dopiero w połowie konwentu, jak już na kasie jest jakaś forsa. Ale wtedy można sobie ją co najwyżej zwinąć w rulonik i wsadzić głęboko...Porządny konwent wymaga wcześniejszych przygotowań, w tym zakupów. Rezerwując wejściówkę dajesz organizatorowi do ręki kasę na bieżące wydatki, którą można od razu wpompować w kon.

By zaplanować budżet trzeba: rezerwacji.
Ilość
Wiedząc ile osób będzie na konwencie można sensownie rozplanować ilość sleepów, wydrukować odpowiednią ilość biletów i identyfikatorów, tak, by ich nie zabrakło, ale także by naddruk nie był kasą wyrzuconą w błoto. Jeśli budynek konwentu ma ograniczenia miejsca, to można w odpowiednim momencie zareagować i uniknąć sytuacji, gdy ktoś przejeżdża pół Polski pocałować klamkę.

Znając pewną ilość ludzi można też powalczyć o sponsorów. Zupełnie inaczej rozmawia się z potencjalnym sponsorem operując jedynie zakładaną liczbą uczestników, a zupełnie inaczej, kiedy ma się już za sobą rząd zarejestrowanych i opłaconych dusz i rzuca konkretne liczby. Sponsorzy to nie tylko nagrody czy kasa do budżetu. To często wymierne korzyści dla konwentowiczów. Mając w ręku listę np. 400 uczestników, można iść do managera pizzerii i wywalczyć naprawdę fajne zniżki i promocje.

By znać ilość trzeba: rezerwacji.
Rozplanowanie atrakcji
To najgorsza część planowania, zwłaszcza jeśli wprowadza się na konwencie jakieś nowości. Wiele konkursów zdechło tylko dlatego, że nie było zainteresowania, wiele nie wyszło, gdyż zainteresowanie przekroczyło założenia, i organizatorzy nie byli w stanie opanować sytuacji. Tu zdarza się naprawdę wiele pomyłek, atrakcje wylatują, bo komuś wydaje się, że nie będzie zainteresowania, a potem okazuje się, że wywalono hit. Atrakcje dla trzech osób potrafią zeżreć czas sali oraz kasę atrakcji, która zgromadziła 100 osób, na malutkiej sali, do tego cierpiąc z braku sprzętu i dofinansowania.

Do rozplanowania atrakcji potrzeba: wczesnego ogłoszenia listy atrakcji oraz stworzenia ankiet, uczestnictwa w ankietach.
Współpraca organizatorów z uczestnikami
Orgowie i uczestnicy spotykają się w zasadzie dopiero na samej atrakcji i tam ustalają szczegóły lub ewentualnie zapisują się na listę gdzieś na kasie, przy czym dogranie detali i tak ma miejsce już w czasie atrakcji, czyli na żywioł. Powoduje to przestoje, opóźnienia i ogólny chaos, a w przypadku ilości uczestników przekraczających możliwości orgów, prowadzi wprost do tragedii. Najwyraźniejszymi przykładami są DDR i karaoke, gdzie wybranie podkładu i tekstu trwa przynajmniej tyle, ile sam utwór. Flagowym przykładem jest cosplay, Na Magnificonie numer wprowadzenie wcześniejszych rejestracji pozwoliło płynnie przeprowadzić część sceniczną, mimo iż ilość uczestników dwukrotnie przeskoczyła szacunki. Również współpraca i wcześniejsze przygotowania pozwoliły uczestnikom godnie się zaprezentować.

Wcześniejsze ustalenia oraz kontakt łamią też podstawowe ograniczenie dotychczasowego modelu organizacji: konwentowicz przychodził na to, co mu dawał org, i z tym kombinował. Ugadując się wcześniej, można zrealizować własne ciekawe projekty, atrakcje, performance. Przykładem może być scenka grupy Mekyo! — występ, do którego ustawianie świateł trwało połowę nocy. Efekt był genialny, ale nie szło by go osiągnąć bez kooperacji.

Do współpracy potrzeba: chęci i nawiązania kontaktu przed konwentem.
Większe projekty
Na konwentach pojawiają się coraz bardziej skomplikowane atrakcje wymagające nakładów finansowych, ogromu pracy i zaangażowania większej grupy ludzi, często łączące się z innymi ciekawymi rzeczami. Sęk w tym, że ich stopień skomplikowania jest tak duży, że mogą się sypnąć w wielu miejscach i bez planowania nie wyjdą jak trzeba.

Do realizacji potrzeba: wspólnej pracy na wspólne dobro.

Donald Mazi

Teraz trochę utopii, czyli co mi się widzi, żeby fajnie było.

Organizatorzy prowadzą rezerwacje. Każdy zarezerwowany dostaje swój login i hasło do serwisu konwentu, a także numerek ID. Na miesiąc przed konwentem organizatorzy umieszczają listę atrakcji na sieci, wraz z opisem. Przy każdej atrakcji istnieje możliwość ankietowego zaptaszenia chęci udziału jako widz bądź uczestnik, a w przypadku atrakcji wymagających wcześniejszej rejestracji — stosowna opcja i instrukcje. Konwentowicz dostawałby także dostęp do innych usług (które powoli się kroją), takich jak system łączenia podróżnych w grupy, czy rezerwowanie miejsc w sleepach specjalnego przeznaczenia (np. cichych, tylko do spania). Online można by też odwalać większość rzeczy, które powodują konwentowe przestoje, np. wklepywanie danych na kasie. Odnalezienie numeru ID w systemie to kwestia wstukania 3 klawiszy, co powinno znacząco zredukować oczekiwanie przed wejściem. System by się powoli rozwijał, z czasem przejmując na siebie te rzeczy, które na samym konie powodują bałagan i przestoje, a które wcześniej można załatwić komfortowo i na spokojnie.

Docelowo system taki stałby się platformą niezależną od konwentu, uniwersalnym narzędziem dostępnych dla wszystkich ekip organizacyjnych.

Podsumowanie

Nie zapominajcie o tym, że wasz wkład w konwent nie zaczyna się ani nie kończy w momencie wygrzebania z portfela kilku groszy przy wejściu. Wy tworzycie konwent. Jeśli chcecie, by standardy konwentowe rosły, musicie sami o to zadbać, bo organizatorzy sami z siebie nie powalczą już za bardzo. Zresztą, już można zaobserwować, że ekipy organizacyjne padają pod ilością osób i ciężarem konu, i albo się wycofują, albo dla własnego zdrowia — ograniczają ilość uczestników do ilości dającej się ogarnąć w improwizowany sposób.

Tekst ten nie jest czczą koncepcyjną gadaniną. Trwają prace nad projektami, które przekraczają możliwości grupki aktywnych działaczy, i do których potrzeba będzie Waszego wsparcia i niewielkiego, acz aktywnego udziału. Projekty te są jednocześnie podstawą innych, bardziej zaawansowanych. Wasza bierność może je uwalić na samym starcie, a wasza pomoc — nadać im ogromną moc. Więc jak towarzysze, pomożecie?

Dodaj do:

Zobacz także

Z tą publikacją nie są jeszcze powiązane żadne sznurki.

Ocena

12345678910
Wystawiać oceny mogą tylko zarejestrowani użytkownicy.
7,93/10 (14 głosów)

Komentarze

Sposób wyświetlania:

Ilość komentarzy: 31 dodaj

[1] Re: Rola informacji w organizacji
Froh [78.8.106.*], 08.05.2008, 15:43:37, oceny: +0 -0
Rise of e-Coach
Ciekawy pomysł - choć i tak kwestia ułatwień organizacji wynika z czynnika ludzkiego, czyli jak podejdzie do zgromadzonej informacji, jak się nią podzieli z współorgami i jak zostaną one wprowadzone w życie. IMHO Nie jest to duży problem przygotować taki system (choćby w kształcie forum) i rozpowszechnić taki "szablon" - problem jest w użyciu tej utopii w samym prowadzeniu konwentu. Ba, przepływ informacji w drugą stronę lub wewnątrz - to jest dopiero coś. :P
[2] Re: Rola informacji w organizacji
Sailor Dream [*.adsl.inetia.pl], 08.05.2008, 22:26:35, oceny: +0 -0
Krótko i na temat.
Tawariszu, pomożemy ;3
[3] Re: Rola informacji w organizacji
-Zombik- [*.chello.pl], 08.05.2008, 22:27:51, oceny: +1 -0
-Zombik-"Nie zapominajcie o tym, że wasz wkład w konwent nie zaczyna się ani nie kończy w momencie wygrzebania z portfela kilku groszy przy wejściu. Wy tworzycie konwent. Jeśli chcecie, by standardy konwentowe rosły, musicie sami o to zadbać" - te parę słów można by odnieść też do paru innych rzeczy - nie niszczcie kibli, nie róbcie syfu, nie krzyczcie w nocy w sleepach jak inni chcą spać, złapcie czasem jakiegoś orga i powiedzcie, gdzie jest brudno i co trzeba posprzątać, gdzie ktoś pije czy rozrabia, bo nie jesteśmy nadludźmi i nad wszystkim zapanować nie możemy. I weźcie też pod uwagę, że jedyną nagrodą dla orga jest ciepły uśmiech i słowa "było zajebiście" jak wychodzicie z imprezy czy potem w komentarzu na acepie - więc pomagajmy sobie nawzajem i szanujmy siebie nawzajem - a konwenty będą lepsze.
[4] Re: Rola informacji w organizacji
GREY [*.ondraszek.ds.polsl.pl], 11.05.2008, 17:14:43, oceny: +0 -0
GREYKonvention über alles!
[5] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 14.05.2008, 21:05:52, oceny: +0 -0
Spirit of CoachOdzew, że aż się chce pracować...
Ech...
[6] Re: Rola informacji w organizacji
Maya [*.sitapolska.com.pl], 16.05.2008, 14:55:26, odpowiedź na #5, oceny: +0 -0
MayaBo tak niemarketingowo tekst nazwałeś, że zapewne mało kto go przeczytał. Nie czuję się targetem tego tekstu ale idea mi się bardzo podoba i popieram ją z całego serca.
[7] Re: Rola informacji w organizacji
Evil Yuki [*.neoplus.adsl.tpnet.pl], 16.05.2008, 18:37:36, odpowiedź na #5, oceny: +0 -0
Evil Yukiprawdopdoobnie dlatego, że to wygląda jak manifest, i człowiek boi się cokolwiek odpisać...
[8] Re: Rola informacji w organizacji
Kwak unlogged [*.neoplus.adsl.tpnet.pl], 16.05.2008, 21:29:40, odpowiedź na #5, oceny: +0 -0
Coachu, ludzie nawet informatorów na konwentach nie czytają :)
[18] Re: Rola informacji w organizacji
nighty [*.tktelekom.pl], 19.05.2008, 10:45:29, odpowiedź na #5, oceny: +0 -0
nightyludzie nie pisza, bo nie ma 2.0 w tytule D:
[9] Re: Rola informacji w organizacji
Drzewo [*.satfilm.net.pl], 17.05.2008, 12:39:58, oceny: +0 -0
DrzewoTekst tak sprawnie napisany, że wystarczy zacząć czytać i już do końca nie oderwie sie wzroku.

Pomysł niezły, jednak bardzo dyskryminuje ludzi nie posiadających dostępu do internetu.

komunikacja org-uczestnik chyba zawsze okaże się problemem, nie wystarczy tekst by skończyć z modelem my-oni i na odwrót. serwis internetowy mógłby sprawić że uczestnicy poczuli by sami większą odpowiedzialność za konwent.
w skrócie - podoba się ; p
[10] Re: Rola informacji w organizacji
GREY [*.ondraszek.ds.polsl.pl], 17.05.2008, 15:03:37, odpowiedź na #9, oceny: +0 -0
GREY:e tam internet jest teraz wszedzie (nawet w lodowkach :P) tak wiec nie ma zadnego problemu. Nawet jak ktos nie ma w domu to jest zawsze biblioteka, szkola lub kolega.
[11] Re: Rola informacji w organizacji
Grisznak [*.satfilm.net.pl], 17.05.2008, 17:14:06, odpowiedź na #10, oceny: +0 -0
GrisznakRezerwacje na Dojicon anyone?
[12] Re: Rola informacji w organizacji
Drzewo [*.satfilm.net.pl], 17.05.2008, 17:37:46, odpowiedź na #10, oceny: +0 -0
DrzewoTak, pomyślałam o tym, ale pomyśl o takich ekstremalnych sytuacjach przy rezerwacjach=wtedy internet potrzebny jest konwentowiczowi na bieżąco. Ale tak, masz racje, nie jest to jakaś ogromna przeszkoda, jeśli chodzi o tzw. fandom to prawie każdy ma chyba dostęp do netu.
[13] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 18.05.2008, 10:51:33, odpowiedź na #12, oceny: +0 -0
Spirit of CoachNa konwent są dwie drogi - przez kasę, albo przez organizatora /helpera/ panelarza.
Jak ktoś nie ma neta, i wie, że jest na przegranej pozycji, to może zwyczajnie wyspecjalizować się w jakichś punktach programowych. Podobnie jeśli ktoś robi jakiś większy i ciekawy projekt, o którym orgi wiedziały wcześniej, a część ekipy zaangażowanej nie ma wjazdu, to coś się załatwi.
Wybór jest dużo większy, niż szybkość bądź *pstryk*.
[14] Re: Rola informacji w organizacji
Grisznak [*.satfilm.net.pl], 18.05.2008, 19:11:48, odpowiedź na #13, oceny: +0 -0
GrisznakZgadzam się, jednak...
Ten system preferuje starszych fandomowiczów, wiedzących co i jak. Młodziak, który dopiero zaczyna całą zabawę rzadko decyduje sie na aktywne uczestnictwo w konwencie.
[15] Re: Rola informacji w organizacji
Drzewo [*.satfilm.net.pl], 18.05.2008, 21:33:57, odpowiedź na #14, oceny: +0 -0
DrzewoMhm, do tego nie należy zapomnieć o tym, że /choć są to tylko moje własne przypuszczenia, nie wiem jak sprawa wygląda w praktyce/ chyba nikt by chętnie nie dał panelu nowej, nie znanej i, co najważniejsze, nie sprawdzonej osobie, przy okazji częstując ją wejściówką ;)
[16] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 18.05.2008, 22:14:23, odpowiedź na #15, oceny: +0 -0
Spirit of CoachJak jest sensowna, to czemu nie?
Dochodzi większy wysiłek - przekonania orgów, ale brak stażu to tylko utrudnienie.

A ze strony orgów to niewielkie ryzyko. Kasę za wejście zwraca się PO konie. Proste.
[17] Re: Rola informacji w organizacji
Grisznak [*.satfilm.net.pl], 19.05.2008, 09:09:01, odpowiedź na #16, oceny: +0 -0
GrisznakTo ja powiem tak: na PierniCon wezmę z przyjemnością każdy sensowny panel robiony przez początkującego. Naprawdę, dużo ciekawiej jest posłuchać co nowe pokolenie w fandomie ma do powiedzenia na niektóre tematy. Tylko żeby miało cokolwiek.
[19] Re: Rola informacji w organizacji
Drzewo [*.satfilm.net.pl], 19.05.2008, 19:41:02, odpowiedź na #17, oceny: +0 -0
DrzewoCiekawa propozycja, a mnie ciekawi czy ktoś się zgłosi jeśli ją zauważy.

pożyjemy, zobaczymy : )
[20] Re: Rola informacji w organizacji
Ryoko Yuki [*.insat.net.pl], 19.05.2008, 20:24:29, oceny: +0 -0
Ryoko YukiMiło, ze wreszcie ktoś się odważył naskrobać kilka sół na, bądź, co bądź - istotny temat... Miejmy nadzieje, że co poniektórym da o trochę do myślenia, bo podstawą klimatu na konie są właśnie konwentowicze, a jak widzi się jedną, czy drugą grupke snującą się i jęczących mantrę pt: "łeee ale nuuudno..." to nieraz człowieka coś bierze po prostu >__>
[21] Re: Rola informacji w organizacji
Tiber [86.46.119.*], 30.05.2008, 01:27:13, oceny: +0 -0
TiberRezerwacje i przedpłaty to zło wcielone. Już mi się nie chce szukać w odmętach Internetu i dyskach, gdzie i dlaczego z zacięciem zealoty się przy tym upierałeś. A jednak się rozwijasz, wolno ale jednak.
[22] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 30.05.2008, 15:14:03, odpowiedź na #21, oceny: +0 -0
Spirit of CoachTo poszukaj.
Bo ja atakowałem system rezerwacji, który być cokowiek przebiurokratyzowany. Biurokracja to zło wcielone. Z wielkim B jeszcze nikt nie wygrał.
[23] Re: Rola informacji w organizacji
Tiber [*.b-ras1.wtd.waterford.eircom.net], 08.06.2008, 16:54:26, odpowiedź na #22, oceny: +0 -0
TiberMącisz i/lub masz słabą pamięć. Pas.
[24] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 22.06.2008, 18:11:34, odpowiedź na #23, oceny: +0 -0
Spirit of CoachAle sieć nie.

Przypomnij mi wiec twoje argumenty, jakie przemawiały za tym, moim zdaniem przeciążonym, systemem rezerwacji?
Po kiego grzyba ten formularz, osobnym listem i podwójnym użyciem snail-maila?
[25] Re: Rola informacji w organizacji
Tiber [*.b-ras1.wtd.waterford.eircom.net], 23.06.2008, 01:41:33, odpowiedź na #24, oceny: +0 -0
TiberJa z tobą już skończyłem. Nie mam większej ochoty i powodów, żeby spierać się o rzeczy z kiedyś tam, bo gówno mnie w sumie to wszystko obchodzi. Miłego dnia.
[26] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 23.06.2008, 17:13:04, odpowiedź na #25, oceny: +0 -0
Spirit of CoachOk, tylko następnym razem, gdy nie będziesz miał nic do powiedzenia, to po prostu nie mów, oszczędzisz mi grzebania po zadupiach internetu. Dzięki.
[27] Re: Rola informacji w organizacji
Tiber [*.b-ras1.wtd.waterford.eircom.net], 24.06.2008, 00:58:40, odpowiedź na #26, oceny: +0 -0
TiberOdezwał się wielki reformator fandomu, syn marnotrawny, spiritus movens. Ciekawe jak szybko ci zapał opadnie.
[28] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 27.06.2008, 20:39:34, odpowiedź na #24, oceny: +0 -0
Spirit of CoachJako iż link pływa nieco, zapodaję wycinek. Krzaki w oryginale.

1. Wype�ni� Kart� Zg�oszeniow� i przys�a� j� w kopercie na nasz adres.
2. Op�aci� akredytacj�. Mo�na tego dokona� na poczcie przy u�yciu przekazu pocztowego. W polu "nazwa odbiorcy" nale�y� wpisa� �l�ski Klub Fantastyki; w polu "nr rachunku odbiorcy" wpisa� 2410202326105880278; w polu "kwota" (w zale�no�ci od typu rezerwowanego biletu) wpisa� 25,00 z�, 20,00 z�, 15,00 z� lub 10,00 z�; w polu "kwota s�ownie" wpisa�, analogicznie do poprzedniej rubryki - dwadzie�cia pi�� z�otych zero groszy, dwadzie�cia z�otych zero groszy, pietna�cie z�otych zero groszy lub te� dziesi�� z�otych zero groszy; w polu "nazwa zleceniodawcy" wpisa� sw�j adres (razem z kodem pocztowym), a w polu "tytu�em" wpisa� Asucon 8. Op�ata pocztowa, taka sama w ca�ej Polsce, wynosi 3 z�ote.
3. Oczekiwa� na listowne potwierdzenie rezerwacji. W przypadku jego nie otrzymania do 15 wrze�nia - potwierdzi� rezerwacj� telefonicznie.
[29] Re: Rola informacji w organizacji
lady magma [*.167.rev.vline.pl], 02.07.2008, 21:15:26, odpowiedź na #28, oceny: +0 -0
kwoli informacji coachu nalezy do dinozaurow fandomu ..i jeszcze mu od prechistorii nie odpadl zapal
[30] Re: Rola informacji w organizacji
Spirit of Coach [193.238.200.*], 02.07.2008, 21:50:51, odpowiedź na #29, oceny: +0 -0
Spirit of CoachAleż on to wie, i to dobrze.
A tego, że to ja go tyrpnąłem do ŚKF i działalności fandomowej, to pewnie będę żałował jeszcze długo.

A zapał... cóż, na razie zużywam nagromadzone zasoby, a później sporo rzeczy ma działać samo z siebie, bez wypruwania sobie żył.
[31] Re: Rola informacji w organizacji
Tiber [86.46.86.*], 04.07.2008, 12:50:14, odpowiedź na #29, oceny: +0 -0
TiberOdpadł? Cha, cha, cha.
Powered by WashuOS